Sous la responsabilité du Vice-Président Support, Expérience client et Service après-vente, le titulaire du poste fait partie intégrante de l’équipe du Service après-vente. Il assure un soutien général sur le plan administratif et un soutien spécifique aux activités de support technique et de développement des affaires du département.
Le titulaire du poste doit avoir de l’entregent et une ouverture à apprendre des éléments techniques afin de lui permettre d’assurer un service de qualité à la clientèle externe, de coordonner la réalisation et la livraison des projets en clientèle ainsi que de supporter son équipe interne. Son sens de l’organisation et son appréciation pour le travail d’équipe lui permettront de seconder l’équipe dans la réalisation de son mandat. Il doit donc être multidisciplinaire et avoir la capacité et la facilité à travailler sur diverses tâches simultanément. De plus, il doit aimer œuvrer dans un secteur technique.
Le titulaire aura à se déplacer en clientèle lors de sorties techniques dans une proportion de 20% de son temps pour 80% au bureau.
Sommaire des responsabilités
Volet support administratif à l’équipe :
- Effectuer des tâches cléricales telles que : Rédaction et préparation de documents (lettres, propositions, manuels de procédures ou autres), Mise en page /correction de tableur (Excel), Création/mise en page /correction de documents (Word/PowerPoint), Traduction de documents (français /anglais), Classement, archivage.
- Gestion des réunions de l’Équipe du Service après-vente : convocations, ordres du jour, minutes des réunions;
- Traitement des données/ base de données : Création et mise à jour de gabarits ou documentation, Modifications sur demande des données (territoires OverQuota), Création des horaires des routes des techniciens.
- Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages;
- Agir à titre d’assistance technique à l’équipe des techniciens;
- Coordonner les projets spéciaux.
Volet Service à la clientèle/ support aux ventes :
- Prendre en charge le renouvellement des contrats par téléphone avec la clientèle
- Coordonner le renouvellement administratif des contrats avec les autres départements internes
- Coordonner les RV d’entretien des équipements avec la clientèle (désinfection, etc…)
- Effectuer le suivi des visites en clientèle des techniciens
- Tenir informé le client (interne et externe) sur l’avancement et livraison des projets;
- Agir à titre d’assistance technique auprès de la clientèle
- Procéder à des audits de protocole de service
Exigences requises
- Exceller dans la coordination administrative multi demandeurs et multi départements (Passion),
- Avoir de l’entregent, être doué pour la communication interpersonnelle (ne pas avoir la langue dans sa poche),
- Être allumé, débrouillard et autonome (agilité),
- Être orienté vers le client et le travail d’équipe (équipe),
- Savoir gérer les priorités et son stress (sang-froid),
- Être organisé et rigoureux (une pieuvre),
- Avoir l’envie et la capacité à apprendre des éléments techniques (innovation).
- Détenir un DEC en administration ou l’équivalent
- Détenir de 3-5 ans d’expérience dans un poste similaire
- Maîtrise du français et niveau fonctionnel en anglais (parlé et écrit)
- Maîtrise du niveau intermédiaire à avancé des logiciels de la suite Microsoft Office
- Connaissance d’un système intégré de gestion (ERP/MRP)
- Connaissances en chimie et en mécanique – un atout